Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi, perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin mempermudah pekerjaan para pegawainya.

Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto copy.

Berikut ini akan di jelaskan Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan pada suatu instansi.

1. Perbekalan kantor (office suplies)

(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.

contoh perbekalan kantor

a).Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)

b).Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.

c).Paper clip, jepitan kawat, staples.

2. Peralatan kantor (office appliences)

Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk.

Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut.

a).Bak surat (desk try)

b).Kalender meja (desk calender)

c).Mistar (ruler)

d).Pena (pen)

e).Tangkai pena (pen holder)

f).Gunting (shears)

g). Cap tanggal (band date)

h.) Bantalan cap (stamp pad)

3. Mesin-mesin kantor (office machine)

Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.

a).Mesin penghitung (calculating machine)

b).Mesin tulis (type writer)

c).Mesin pengganda (reproducing machine)

d).Mesin label (labeling machine)

e).Mesin penomor (numbering machine)

f).Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya telephone, fax, intercom.

g.)Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.

h). Ohp, lcd.

i).Komputer

4. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.

a. Meja kantor

Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.

Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.

Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.

Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:

Ukuran Meja dan Fungsinya

Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.

meja 1 biro

Meja sedang atau meja ½ biro dengan ukuran p = 96,5 cm, l = 71 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh kepala bagian.

meja 1/2 biro

Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm meja ini digunakan oleh pegawai biasa

meja biasa

Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer dll

Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil

b. Kursi.

Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :

a).Dapat diatur tinggi rendahnya.

b).Dibuat secara kokoh.

c).Disesuaikan dengan bentuk badan orang.

d).Mempunyai penyangga belakang.

c. Lemari

Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:

Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum disimpan.

Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.

Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.

Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.

5. Hiasan kantor (office ornament)

Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat.

Beberapa contoh hiasan kantor antara lain :

a).Bunga hidup atau pohon hidup.

b).Lukisan-lukisan.

c).Akuarium

d).Lampu hias

6. Perabot kantor tempelan (office fixture)

Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain di kantor. Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku yang menempel di dinding

7. alat bantu peraga

Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi komunikasi antara penyaji dan pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar komunikan dan komunikator.

Beberapa contoh antara lain:

a).LCD, OHP.

b).Microphone

c).Video, Televisi.

Perlengkapan kantor tersebut seharusnya dapat meningkatkan kinerja pegawai kantor di suatu instansi. Penggunaan perlengkapan kantor juga harus diperhatikan agar perlengkapan kantor tersebut tidak mudah rusak, sehingga akan menghemat pengeluaran suatu kantor. Untuk memilih peralatan kantor yang baik untuk suatu kantor ada baiknya simak penjelasannya pada artikel Cara Memilih Perlengkapan Kantor